Opublikowane w przez Ewa Lis

Nota uznaniowa to przychód czy koszt? Pełne wyjaśnienie dla przedsiębiorców

O czym jest artykuł:
Nota uznaniowa to narzędzie stosowane przez firmy w różnych sytuacjach biznesowych, jednak dla wielu przedsiębiorców jej skutki podatkowe nadal budzą wątpliwości. Czy zwiększa przychód? A może stanowi koszt? Jak działa nota uznaniowa i czym różni się od faktury? Jak księgować ją w KPiR i w pełnej księgowości? Odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule — czytaj więcej…

Spis treści

Czym jest nota uznaniowa?

Nota uznaniowa to dokument księgowy wystawiany w celu potwierdzenia zwiększenia należności lub uznania roszczenia finansowego wobec kontrahenta. Nie jest to faktura, co oznacza, że nie służy dokumentowaniu transakcji podlegającej VAT.

W praktyce nota uznaniowa wykorzystywana jest przede wszystkim do księgowania zdarzeń, które nie mają bezpośredniego charakteru sprzedażowego, ale wpływają na rozrachunki między firmami.

Kiedy stosuje się notę uznaniową?

Przedsiębiorcy korzystają z not uznaniowych m.in. w takich sytuacjach jak:

  • uzgodnione, dobrowolne dopłaty do wcześniej zapłaconej kwoty
  • korekta rozrachunków niezwiązana z VAT
  • uznanie roszczenia po reklamacji, np. zwrotu kosztów transportu
  • uregulowanie różnic wynikających z wcześniejszych pomyłek
  • wyrównania finansowe pomiędzy firmami, które nie podlegają opodatkowaniu VAT

To wygodne narzędzie, gdy nie ma podstaw prawnych do wystawienia faktury, ale konieczne jest rozliczenie kwotowe między podmiotami.

Nota uznaniowa a faktura – kluczowe różnice

Choć oba dokumenty dotyczą rozliczeń finansowych, różnią się zasadniczo:

Faktura:

  • dokumentuje sprzedaż towarów i usług,
  • generuje obowiązek VAT (jeśli firma jest czynnym podatnikiem),
  • wymaga ścisłych elementów formalnych określonych ustawą.

Nota uznaniowa:

  • nie dokumentuje sprzedaży,
  • nie zawiera VAT,
  • jej forma jest bardziej elastyczna,
  • służy jedynie regulacji rozrachunków między kontrahentami.

Nota uznaniowa to przychód czy koszt?

Kluczowe pytanie przedsiębiorców brzmi: czy nota uznaniowa wpływa na przychód lub koszt uzyskania przychodu?

Odpowiedź brzmi: zależy to od tego, czyjej perspektywy używamy.

1. Dla wystawcy noty uznaniowej

Jeśli wystawiasz notę uznaniową, oznacza to, że otrzymasz więcej pieniędzy.
→ W takim przypadku nota uznaniowa zwiększa Twój przychód.

Przychód powinien zostać ujęty w momencie:

  • otrzymania zapłaty lub
  • w dacie wystawienia dokumentu, jeśli jednoznacznie potwierdza przysporzenie majątkowe.

2. Dla odbiorcy noty uznaniowej

Dla firmy, która otrzymuje notę do zapłaty:
→ Nota uznaniowa zwiększa koszt.

Tak więc:

  • nota uznaniowa jest przychodem dla wystawcy,
  • kosztem dla odbiorcy.

Nota uznaniowa a VAT – czy obejmuje podatek?

Nota uznaniowa nie podlega pod VAT.
Wynika to z faktu, że nie dokumentuje czynności opodatkowanej, a jedynie rozliczenia finansowe.

Oznacza to:

  • nie wykazuje się jej w JPK_V7,
  • nie wpływa na ewidencję VAT sprzedaży ani zakupu,
  • nie można naliczyć ani odliczyć podatku VAT.

Jak zaksięgować notę uznaniową w KPiR?

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów księgowanie zależy od roli przedsiębiorcy:

Wystawca — księgowanie noty jako przychodu:

  • wpis w kolumnie 8 (pozostałe przychody)

Odbiorca — księgowanie noty jako kosztu:

  • wpis w kolumnie 13 (pozostałe wydatki)

Istotne jest, aby księgowanie było poparte dokumentem — notą uznaniową — oraz uzasadnieniem biznesowym transakcji.

Nota uznaniowa w pełnej księgowości

Firmy prowadzące księgi rachunkowe ujmują noty uznaniowe jako:

Dla wystawcy:

  • pozostałe przychody operacyjne,
  • czasem jako rozrachunki z odbiorcami, zależnie od rodzaju zdarzenia.

Dla odbiorcy:

  • pozostałe koszty operacyjne,
  • rozrachunki z dostawcami lub innymi podmiotami.

Przy pełnej księgowości kluczowa jest analiza charakteru zdarzenia — czy ma związek ze sprzedażą, finansowaniem czy innym obszarem przedsiębiorstwa.

Nota obciążeniowa vs nota uznaniowa – różnice praktyczne

Choć brzmią podobnie, pełnią różne funkcje:

Nota uznaniowa:

  • zwiększa należność wystawcy,
  • wskazuje, że odbiorca powinien dopłacić określoną kwotę.

Nota obciążeniowa:

  • zwiększa zobowiązanie wystawcy wobec kontrahenta,
  • wystawia ją firma, która uznaje, że powinna dopłacić drugiej stronie.

Można więc traktować je jako lustrzane odbicia w relacjach między kontrahentami.

Przykłady praktyczne dla przedsiębiorców

1. Dopłata za transport

Firma A zgadza się pokryć dodatkowe koszty transportu towaru. Wystawca noty zwiększa swój przychód, firma A traktuje to jako koszt.

2. Wyrównanie po błędnym rozliczeniu

Po analizie finansowej okazuje się, że jedna ze stron powinna otrzymać 300 zł więcej niż wcześniej uzgodniono. Nota uznaniowa stanowi podstawę do ujęcia przychodu/kosztu.

3. Reklamacja niepodlegająca VAT

Gdy reklamacja dotyczy aspektów nie związanych ze sprzedażą (np. dodatkowych usług logistycznych), rozliczenia następują właśnie przez notę uznaniową.

Najczęstsze błędy przy stosowaniu not uznaniowych

Przedsiębiorcy wciąż popełniają powtarzalne błędy, m.in.:

  • traktowanie noty jako faktury (szczególnie pod kątem VAT),
  • błędne księgowanie w kolumnach KPiR,
  • brak uzasadnienia ekonomicznego dokumentu,
  • łączenie noty uznaniowej z rabatami — do tego służy faktura korygująca,
  • dokumentowanie sprzedaży lub usług notą uznaniową — co jest niezgodne z prawem.

Unikanie tych błędów pozwala zachować prawidłowość ewidencji i uniknąć sporów z organami podatkowymi.

Podsumowanie

Nota uznaniowa jest prostym i elastycznym narzędziem do regulacji różnic finansowych pomiędzy firmami. Nie jest fakturą, nie podlega VAT, a jej rola sprowadza się do potwierdzenia dodatkowej należności.

Najważniejsze ustalenia:

  • dla wystawcy jest przychodem,
  • dla odbiorcy — kosztem,
  • ujmuje się ją w KPiR odpowiednio w kolumnie 8 lub 13,
  • w pełnej księgowości trafia do pozostałych przychodów/kosztów operacyjnych.

Prawidłowe stosowanie not uznaniowych pozwala uniknąć sporów księgowych i podatkowych oraz uporządkować rozliczenia między kontrahentami.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *